Cấp tài khoản và tập huấn phần mềm báo cáo công tác tiếp công dân cho xã: Nhu cầu cấp thiết

Khi mọi thông tin được nhập liệu trực tiếp từ cơ sở, báo cáo từ tỉnh và Trung ương sẽ phản ánh đúng, đủ và kịp thời tình hình thực tế. Ảnh minh họa: Lan Anh

Tình huống thực tế nhằm khắc phục khó khăn trong báo cáo dữ liệu từ xã lên tỉnh và Trung ương

Đối với phần mềm báo cáo tổng hợp kết quả công tác tiếp công dân, giải quyết đơn thư hiện nay, đa số cán bộ làm công tác tại Văn phòng HĐND&UBND xã chưa được cấp tài khoản và tập huấn sử dụng, dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo với tỉnh và Trung ương. 

Đề nghị Trung ương triển khai phần mềm đến cấp xã.

Tuy nhiên, thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy, việc báo cáo từ cấp xã vẫn đang vướng phải nút thắt công nghệ và nhân lực, khiến cho việc truyền tải dữ liệu còn chậm, không đồng bộ, thậm chí có nguy cơ bỏ sót hoặc sai lệch thông tin.

Khoảng trống về hạ tầng kỹ thuật tại cấp xã

Hiện nay, phần mềm báo cáo tổng hợp kết quả công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư đã được triển khai và vận hành tại cấp tỉnh, một số địa phương cấp huyện trước đây. Hệ thống này cho phép cập nhật tình hình tiếp công dân, xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo theo thời gian thực, giúp cơ quan cấp trên dễ dàng giám sát và tổng hợp số liệu.

Tuy nhiên, ở cấp xã - đặc biệt là các xã mới được thành lập sau sắp xếp đơn vị hành chính - đa số cán bộ làm công tác tại Văn phòng HĐND&UBND xã chưa được cấp tài khoản đăng nhập phần mềm. Điều này đồng nghĩa với việc họ không thể trực tiếp nhập dữ liệu lên hệ thống, buộc phải lập báo cáo thủ công hoặc gửi qua nhiều cấp trung gian.

Không chỉ thiếu tài khoản, nhiều cán bộ tại cơ sở cũng chưa từng được tập huấn về cách sử dụng phần mềm. Kỹ năng thao tác trên hệ thống còn hạn chế, dẫn tới việc nhập liệu sai sót, chậm trễ hoặc thiếu thống nhất. Đặc biệt, khi khối lượng công việc lớn và các vụ việc khiếu nại, tố cáo phát sinh liên tục, việc cập nhật chậm sẽ gây áp lực không nhỏ cho cả cấp xã lẫn cấp tỉnh.

Hệ lụy khi chưa triển khai đồng bộ

Việc chậm được cấp tài khoản và không được tập huấn đầy đủ dẫn đến nhiều hệ quả:

• Dữ liệu báo cáo bị gián đoạn hoặc không phản ánh kịp thời tình hình thực tế. Các vụ việc nóng, phức tạp không được báo cáo ngay khiến cấp trên khó có biện pháp chỉ đạo sớm.

• Tăng nguy cơ sai lệch số liệu. Khi báo cáo qua nhiều khâu, khả năng sai sót hoặc thiếu thống nhất giữa bản giấy và bản điện tử là rất cao.

• Giảm hiệu quả chỉ đạo, điều hành. Lãnh đạo cấp tỉnh và Trung ương không thể dựa vào dữ liệu thời gian thực để ra quyết định, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng giải quyết vụ việc.

• Lãng phí nguồn lực đầu tư chuyển đổi số. Phần mềm chưa được triển khai tới cấp xã, nơi tiếp xúc trực tiếp với công dân.

Tại sao cần ưu tiên triển khai ngay ở cấp xã

Cấp xã là “cửa ngõ” đầu tiên trong tiếp nhận khiếu nại, tố cáo. Đây là nơi công dân thực hiện khiếu nại, kiến nghị, đề xuất và mong chờ phản hồi nhanh chóng. Nếu thông tin từ xã không được cập nhật kịp thời, hệ thống giám sát sẽ mất đi một mắt xích quan trọng.

Trong bối cảnh chính quyền hai cấp, xã không còn trung gian là cấp huyện để chuyển tải thông tin. Vì vậy, dữ liệu từ xã phải đi thẳng lên tỉnh và Trung ương. Điều này đòi hỏi hệ thống báo cáo điện tử phải vận hành trơn tru từ cơ sở, không bị chậm trễ hay phụ thuộc vào báo cáo giấy.

Bên cạnh đó, phần mềm báo cáo không chỉ đơn thuần là công cụ nhập số liệu, mà còn hỗ trợ phân loại vụ việc, theo dõi tiến độ giải quyết và cảnh báo khi gần hết hạn xử lý. Việc cấp xã không sử dụng phần mềm đồng nghĩa với việc bỏ qua các tiện ích giúp giảm tải khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả quản lý.

Giải pháp để khắc phục khoảng trống   

Để giải quyết triệt để vấn đề, cần triển khai đồng bộ các bước sau:

1. Cấp tài khoản cho toàn bộ cán bộ làm nhiệm vụ tiếp công dân tại xã. Việc này phải được thực hiện ngay, ưu tiên các xã có lượng đơn thư nhiều, tình hình khiếu nại, tố cáo phức tạp.

2. Tổ chức tập huấn thống nhất, đồng bộ. Nội dung tập huấn cần bao gồm hướng dẫn đăng nhập, nhập liệu, xử lý báo cáo, khai thác các tính năng thống kê, cảnh báo và quy trình gửi báo cáo định kỳ.

3. Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chuẩn hóa dưới dạng sổ tay hoặc video minh họa để cán bộ xã có thể tra cứu nhanh khi gặp vướng mắc.

4. Thiết lập đường dây hỗ trợ kỹ thuật. Mỗi tỉnh nên có nhóm cán bộ phụ trách hỗ trợ từ xa qua điện thoại, email hoặc phần mềm chat, đồng thời có thể trực tiếp xuống cơ sở khi cần.

5. Kiểm tra, đánh giá định kỳ. Sau một thời gian triển khai, cần tổ chức rà soát, đánh giá mức độ sử dụng và hiệu quả của phần mềm tại các xã, từ đó điều chỉnh, nâng cấp hoặc bổ sung tính năng phù hợp.

Kết nối thông tin - Nâng hiệu quả tiếp công dân

Việc cấp tài khoản và tập huấn sử dụng phần mềm báo cáo cho cán bộ xã không chỉ là một giải pháp kỹ thuật đơn thuần, mà còn là bước then chốt trong việc số hóa và thống nhất dữ liệu ngành Thanh tra. Khi mọi thông tin được nhập liệu trực tiếp từ cơ sở, báo cáo từ tỉnh và Trung ương sẽ phản ánh đúng, đủ và kịp thời tình hình thực tế.

Điều này sẽ giúp lãnh đạo ở cả hai cấp xã, tỉnh, cũng như các cơ quan Trung ương, ra quyết định chính xác, chỉ đạo sát tình hình và xử lý nhanh các vụ việc khiếu nại, tố cáo, góp phần giảm áp lực tồn đọng, hạn chế khiếu kiện kéo dài.

Có thể khẳng định, trong tiến trình chuyển đổi số của ngành Thanh tra, đưa phần mềm báo cáo công tác tiếp công dân đến tận cấp xã là bước đi quan trọng nhằm bảo đảm dữ liệu thông suốt, minh bạch và phục vụ tốt nhất cho công tác giám sát, chỉ đạo, điều hành. Đây là nhu cầu cấp thiết cần thực hiện ngay để mô hình chính quyền hai cấp thật sự phát huy hiệu quả.